講演者契約の生成

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Events Management ユーザは、契約テンプレートに従って、講演者との契約の作成を自動化することができるようになりました。作成された契約は、イベントごとに作成され、物理的な署名を取得したり、契約の物理コピーを講演者に提供するために印刷したりすることができます。これにより、イベントのオーガナイザーが講演者ごとに新規契約を手動で作成する必要がなくなります。

契約は、契約に関する文書が記載されたお客様定義の .docx テンプレートを使用して作成されます。イベントのデータ、イベント講演者、およびシステムで生成された契約データは、.docx テンプレートにマージされ、PDF 出力ファイルが作成されます。

例えば、Sarah Jones が講演者として Clinton Ackerman とのイベントを企画するとします。Sarah は、予め設定された .docx テンプレートとシステムからのデータを使用して契約を生成します。PDF ファイルがイベント講演者レコードに添付され、Sarah はそれを印刷して Ackerman 医師に送付します。

講演者契約テンプレートの設定要素

  • 契約テキストテンプレート – タイプが Contract_vod で .docx 添付ファイル付きの EM_Catalog_vod レコード.docx 添付ファイルは契約の文言です。このテンプレートには、イベント、イベント講演者または契約の値をマージするトークンが含まれています。
  • 契約データテンプレート – 契約品目が関連付けられた契約レコード。契約には名前と発効日が含まれ、契約日がマージされるテンプレートとしてフラグ付けされます。契約には、EM_Catalog_vod のルックアップが含まれ、使用される契約テキストテンプレートを示します。契約品目には、使用可能なサービス、デフォルトレート、デフォルト数量、任意の数量および最低レートと最大基準値の一覧が含まれます。
  • イベントルールおよびトピック資料 – どのイベントがどの契約テキストテンプレートを使用するか決定する設定レコード。イベントルールを使用して、契約テキストテンプレートを異なるイベントタイプに関連付けることができます。トピック資料を使用して、契約テキストテンプレートを異なるイベントトピックに関連付けることができます。ユーザが、設定されたイベントタイプまたはイベントトピックの一つを使用してイベントを作成する場合、契約テキストテンプレートとすべての関連付けられた契約データテンプレートは、そのイベントの個別の講演者に契約を生成する際に使用できます。

設定

Events Management に講演者契約生成を設定するには:

  1. 適切なユーザプロファイルに、契約および契約テンプレートが設定されていることを確認します。設定手順については、契約の設定と契約テンプレートの作成を参照してください。

  2. 管理者に以下の権限を付与します:

    オブジェクトOLSレコードタイプフィールドFLS
    Contract_vodCRUDEM_Speaker_Contract_vod
    • Description_vod
    • Language_vod
    • EM_Catalog_vod
    • EM_Speaker_vod
    • EM_Tier_vod
    • EM_Total_Payment_vod
    • Template_vod
    		編集
    Contract_Line_vodCRUDEM_Speaker_Contract_vod
    • EM_Rate_vod
    • EM_Rate_Type_vod
    • EM_Rate_Max_vod
    • EM_Rate_Min_vod
    • EM_Service_Quantity_vod
    • EM_Service_Quantity_Max_vod
    • EM_Service_Quantity_Min_vod
    • EM_Total_Payment_vod
    • Service_vod
    • Service_Name_vod
    		編集
    Contract_Partner_vodCRUDEM_Speaker_Contract_vod

    EM_Event_Speaker_vod

    		編集

    EM_Event_Material_vod

     

    Contract_vod

    • Event_vod
    • External_ID_vod
    • Material_vod
    • Material_Type_vod

    編集

    EM_Event_Speaker_vodCRUD–

    Tier_vod

    		編集
    EM_Speaker_vodCRUD–Tier_vod編集

  3. 管理者に、以下タブへのアクセス権限を付与します:

    • EM カタログ
    • 契約

  4. エンドユーザに以下の権限を付与します:

    オブジェクトOLSレコードタイプフィールドFLS
    Contract_vod

     

    		CRU

     

    		EM_Speaker_Contract_vod

     

    • EM_Catalog_vod
    • EM_Event_Speaker_vod
    		編集
    • Description_vod
    • Language_vod
    • EM_Tier_vod
    • EM_Total_Payment_vod
    • Template_vod

    参照

    Contract_Line_vod

     

    		CRU

     

    		EM_Speaker_Contract_vod

     

    • EM_Rate_vod
    • EM_Rate_Type_vod
    • EM_Rate_Max_vod
    • EM_Rate_Min_vod
    • EM_Service_Quantity_vod
    • EM_Service_Quantity_Max_vod
    • EM_Service_Quantity_Min_vod

    • Service_vod

    • Service_Name_vod
    		編集

    EM_Total_Payment_vod

    参照

    Contract_Partner_vodCRUEM_Speaker_Contract_vod

    EM_Event_Speaker_vod

    		編集
    EM_Event_Speaker_vodRU非該当

    Tier_vod

    		読取り
    EM_Speaker_vodRU非該当Tier_vod読取り
  5. すべてのユーザに、EM_Manage_Contracts_vodVisualforce ページに対するアクセス権限を付与します。

  6. Contract_Partner_vod オブジェクトの Formatted_Name_vod フィールドを以下のように更新します:

    コピー
    IF(ISBLANK(Account_vod__c), IF(ISBLANK(EM_Speaker_vod__c), IF(ISBLANK(EM_Event_Speaker_vod__c), "", EM_Event_Speaker_vod__r.Speaker_Name_vod__c),EM_Speaker_vod__r.Name),
    IF( Account_vod__r.IsPersonAccount,
    Account_vod__r.LastName & ", " & Account_vod__r.FirstName & IF(ISNULL(Account_vod__r.Suffix_vod__c), "", " " & Account_vod__r.Suffix_vod__c), Account_vod__r.Name ))

    これにより、Contract_Partner_vod オブジェクトへの参照権限を持つユーザは、イベント講演者レコードへの参照権限を持っていなくても、イベント講演者の名前を表示することができます。

  7. 適切な User_Detail_vod VMOC を有効化します。
  8. 新規 EM_Event_Layout_vod レコードを作成します。

  9. 適切な EM_Event_Speaker_vod オブジェクトページレイアウトに対し、新しい EM_Event_Layout レコードの Visible_Buttons_vod フィールドに Manage_Contract_vod ボタンを追加します。

    詳細は、ページレイアウトの定義をご覧ください。

講演者契約テンプレートのアップロード

講演者契約の印刷可能バージョンは、アップロードされた講演者契約テキストテンプレートにより、Microsoft Word ドキュメント (.docx) の形式で制御されます。このテンプレートは、契約の印刷可能バージョンに入力するためのトークンを使用します。

画像およびテキスト形式など、.docx テンプレートのすべての形式設定フォームは、ユーザが契約を生成する際にコピーされます。トークンは、参照するシステムのデータで置き換えられます。

.docx ファイルに表を含めないでください。

契約テキストテンプレートをアップロードするには:

  1. EM カタログタブに進み、新規 EM カタログを選択します。
  2. Contract_vod レコードタイプを選択し、[続行] を選択します。
  3. 保存する前に新規エントリに名前を設定します。
  4. メモおよび添付ファイル関連リストにファイルを添付を選択します。
  5. ファイルを選択... を選択ひ、.docx テンプレートがある場所に進み、[ファイルを添付] を選択します。
  6. EM カタログレコードの Status_vod フィールドを Approved_vod に設定します。

サポートされるトークン

実際のテンプレートは、マーケティングチームまたは管理者ユーザにより作成され、最終 PDF 出力にマージされるトークンを含みます。これらのトークンは、講演者契約に関連するさまざまなオブジェクトのフィールドから情報を取得します:

  • イベント講演者フィールド – トークン形式: {{EM_Event_Speaker_vod__c.FieldAPIName}}
  • 契約フィールド – トークン形式: {{Contract _vod__c.FieldAPIName}}
  • 契約品目フィールド – トークン形式: {{Contract_Line_vod__c.FieldAPIName}}

  • トークンは表またはテキスト文字に配置されます。データは、最終的に出力される時点で各契約品目ごとに繰り返されます。例えば、トークンがサービス名を参照し、2 つの契約品目がある場合、両方の契約品目が最終出力に表示されます。

    契約行は、Service_Name_vod フィールドに基づいて昇順にソートされます。

  • 契約パートナーフィールド – トークン形式: {{Contract_Partner_vod__c.FieldAPIName}}

.docx テンプレートトークンの例:

サービス名レートレートタイプサービス数量合計
{{Contract_Line_vod__c.Service_Name_vod__c}}{{Contract_Line_vod__c.EM_Rate_vod__c}} {{Contract_Line_vod__c.CurrencyISOCode}}{{Contract_Line_vod__c.EM_Rate_Type_vod__c}}{{Contract_Line_vod__c.Service_Quantity_vod__c}}{{Contract_Line_vod__c.EM_Total_Payment_vod__c}}
契約合計   {{Contract_vod__c.Total_Payment_vod__c}}

印刷可能 PDF の出力例:

サービス名レートレートタイプサービス数量合計
顧問業務400 米ドル日1400 米ドル
ワークショップの指導200 米ドル時間2400 米ドル
基調講演100 米ドル時間2200 米ドル
契約合計   1,000 米ドル

契約テキストテンプレートをイベントに連携する

契約テンプレートは、イベントルールまたはトピック資料を使用して、イベントタイプまたはトピックに自動的に関連付けることができます。詳細はイベント資料を管理するをご確認ください。

契約データテンプレートを作成しそれを契約テキストテンプレートにリンク付けする

新規契約データテンプレートを手動で作成するには:

  1. 契約タブに進み、新規契約を選択します。
  2. EM_Speaker_Contract_vod レコードタイプを選択し、続行を選択します。

  3. 以下のフィールドを契約に設定します:

    • 名前
    • Start_Date_vod
    • End_Date_vod
    • Template_vod – TRUE
    • EM_Catalog_vod – 印刷可能 PDF 添付ファイルを生成するために使用される契約テキストテンプレート

  4. 以下の任意のフィールドを設定します:

    • EM_Tier_vod – 契約の階層。イベント講演者に適用されるテンプレートを決定する際に使用されます。
    • Language_vod
  5. 保存を選択します。
  6. 契約ページレイアウトの契約品目関連リストで新規契約品目を選択します。
  7. EM_Speaker_Contract_vod レコードタイプを選択します。

  8. 契約品目レコードに少なくとも以下のフィールドを設定します:

    • Service_vod – EM カタログに定義される講演者サービス
    • EM_Service_Quantity_vod
    • EM_Service_Quantity_Min_vod – 交渉可能な契約にのみ該当します
    • EM_Service_Quantity_Max_vod – 交渉可能な契約にのみ該当します
    • Mandatory_Contract_Line_vod
    • EM_Rate_vod
    • EM_Rate_Min_vod – 交渉可能な契約にのみ該当します
    • EM_Rate_Max_vod – 交渉可能な契約にのみ該当します
    • EM_Rate_Type_vod – サービスのレートの種類 (時間、日、イベント)
  9. 保存を選択したら、有効化を選択します。

新規テンプレートは自動的に有効化でロックされます。

契約テンプレートリストロジックの定義

EM_Event_Speaker_vod オブジェクトの Contract_vod フィールドの Lookup Filter 基準を使用して、表示される契約テンプレートをフィルタリングするカスタムロジックを定義します。この条件は、契約の管理ページの有効な講演者契約テンプレートに適用されます。

例えば、ルックアップフィルタ条件は、イベント講演者の階層属性が使用可能な契約データテンプレートを制御するように設定されます (イベント講演者: 階層が契約に等しい: 階層)。この場合、関連する契約データテンプレートは、適正な推定市場価格に従って、講演者が割り当てられる階層によって自動選択され表示されます。

  • 階層 1 テンプレート – 固定レート、階層 = 1
  • 階層 1 テンプレート – 交渉可能レート、階層 = 1
  • 階層 2 テンプレート、階層 = 2

さらに 2 人の有効な講演者:

  • Clinton Ackerman、階層 = 1
  • Tonja Holma、階層 = 2

イベント講演者のルックアップフィルタ条件: 階層が契約に等しい: 階層は、Ackerman 医師が選択された場合に、レートが固定の階層 1 テンプレートとレートが交渉可能な階層 1 テンプレートを表示します。Holma 医師が選択された場合、階層 2 テンプレートが自動的に選択されます。

使用方法

イベント講演者に契約を作成・更新する

新規契約を作成するには:

  1. イベント講演者レコードから契約の管理を選択し、新規契約を選択します。
  2. 契約の一覧から希望する契約テンプレートを選択します。以下の条件に基づいて契約が表示されます:
    • Template_vod フィールドが True に設定されている
    • Status_vod フィールドが有効化されている
    • 契約印刷テンプレートがイベント資料として使用可能である
    • 契約テンプレートが Contract_vod オブジェクトの EM_Event_Speaker_vod フィールドによって定義されているルックアップフィールド条件と一致している
    • ユーザに契約テンプレートのレコードタイプにアクセス権限がある
    • テンプレートが同じ講演者に使用されていない

  3. 希望する契約データテンプレートを選択したら続行を選択します。

    イベント講演者に使用できる契約テンプレートがひとつだけの場合は、自動的に選択され、手順 3 が自動選択されます。

  4. 必要に応じて、適切な交渉可能フィールドを編集します。

    Rate Min/Max 列および Service Quantity Min/Max 列は、オンラインのみで表示されます。ユーザがテンプレートの最小値と最大値に違反する値をレートおよびサービス数量のフィールドに入力した場合、エラーが表示されます。

    さらに、選択された講演者の制限残を超えた場合にも、契約の合計支払い横に警告インジケータが表示されます。

    契約交渉の機能は、契約品目のページレイアウトに基づいて有効化されます。レートおよびサービス数量を上書きするオプションを有効にするには、レコードタイプに割り当てられたそれぞれの契約品目ページレイアウトでこれらのフィールドを編集可能とマークします。

  5. 契約の作成を選択して PDF 生成プロセスを開始します。PDF は命名規則 [Contract_Partner_vod.Name].pdf で名前が付けられ、イベント講演者の添付ファイルとして保存されます。

  • 契約が作成されると、新規契約、契約パートナー、契約品目のレコードが作成されます。
  • 契約は、契約の生成を開始するために使用される契約データテンプレートのコピーです。品目の合計値は EM_Total_Payment_vod__c フィールドにスタンプされます。
  • 契約パートナーは、新規契約レコードをイベント講演者レコードに関連付けます。
  • 契約品目レコードは、契約データテンプレートから契約品目をコピーしますが、テンプレートのレートと数量ではなく最終レートと最終数量を含みます。

ユーザは、同じプロセスを手順 1 から初めて既存の契約を更新することができます。既存の契約は、契約品目で少なくとも値に変更があった場合にのみ更新することができます。契約が更新されるたびに、その契約の既存の PDF 出力ファイルと契約データは新たに生成されたバージョンに置き換えられます。これは、最新の情報を含むすべての契約に有効な PDF が 1 つしかないということを確保するためです。

EM カタログに .docx ファイルがない場合、PDF は生成されません。例えば、オプションではないトークンが指定されたフィールドからデータを取得できないなど、PDF の生成中にエラーが発生した場合、ユーザは、適切なイベント講演者レコードで [契約の管理] ボタンを選択することで PDF の生成を再度試行することができます。

契約の有効化

ユーザは、契約パートナーステータスが「保存済」または「署名済」のいずれかである場合に、既存の契約を有効化することができます。Signature_vod フィールドに署名が取得されている場合、有効化が起こり、自動的に Status_vod フィールドが Activated_vod に設定されます。

署名が取得されていない場合:

  1. 閲覧を選択し、適切なファイルに進んで署名をアップロードします。

  2. 有効化を選択します。

    iPad ユーザは、カメラアイコンを選択することで、デバイスの写真ライブラリまたはカメラを使用して、添付ファイルをアップロードすることができます。

アップロードされたファイルは、以下の命名規則を用いてイベント講演者に添付されます: [Contract_Partner_vod.Name]_[1 から始まる増分番号]_[Status_vod.Signed_vod の翻訳されたラベル]。

この命名変換は、iPad プラットフォームの署名済み契約のアップロード時に適用されます。

Acceptance_ID_vod フィールドは、Contract_Partner_vod オブジェクトの名前フィールドの値に設定され、Status_vod フィールドは Activated_vod に更新されます。

契約の署名および有効化

iPad ユーザは、契約を有効化する際に、契約の管理ページから直接電子署名を取得することができます:

  1. イベント講演者の契約の管理画面から、適切な契約を選択します。
  2. 署名を選択します。イベント講演者は、[承認] を選択する前に署名する必要があります。署名データは、契約パートナーレコードに保存されます。

契約の管理機能を使用するには、インターネットの持続接続が必要です。署名の取得時にユーザがオフラインの場合、署名はローカルに保存され、次回ユーザがアプリケーションの契約の管理画面に進んだ時に情報がアップロードされることを示す警告が表示されます。

署名ページに表示される企業フィールドは、Veeva メッセージ COMPANY_FIELDS_FOR_PRINT;;EVENTS_MANAGEMENT によって定義されます。

例:

コピー
<table>
  <tr><td>Verteo Biopharma</td></tr>
  <tr><td>87 Street Avenue</td></tr>
  <tr><td>California, USA</td></tr>
</table>

署名ページに会社ロゴを表示するには、以下のガイドラインに従います:

  • 画像フォルダ内の Veeva CRM オンラインのドキュメントタブのロゴファイルを使用して新規添付ファイルを作成します

  • ファイルの命名規則は event_logo.xxx である必要があります。「xxx」はファイルタイプの標準のファイル拡張子です (ファイルタイプ GIF、JPG および PNG がサポートされています)

    GIF ファイルがアニメーションを表示しません。

  • ロゴが同期されるように、キーワードをオフラインに設定します

ロゴの最大サイズは、幅 500 ピクセル、高さ 250 ピクセルです。このサイズを超える画像は、所定の場所に収まるように縦横比を維持しながら縮小され、この最大サイズより小さい画像は、元のサイズで表示されます。